Akademi PMI Sampit

Portal Edukasi dan Karir Kemanusiaan

Sistem Pelaporan Internal

Portal dokumentasi dan pelaporan aktivitas kemanusiaan PMI Sampit

Pentingnya Pelaporan Aktivitas Internal

Akuntabilitas

Pelaporan yang sistematis memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh PMI Sampit kepada stakeholder dan masyarakat.

Evaluasi Program

Data laporan menjadi dasar untuk evaluasi efektivitas program, identifikasi area perbaikan, dan pengembangan strategi kegiatan ke depan.

Dokumentasi Historis

Laporan sistematis menciptakan arsip historis yang berharga untuk referensi, penelitian, dan pengembangan organisasi di masa mendatang.

Koordinasi Tim

Pelaporan yang terstruktur memfasilitasi koordinasi antar divisi dan memastikan semua pihak memiliki informasi yang sama tentang progress kegiatan.

Jenis Pelaporan Internal

Laporan Kehadiran

Frekuensi: Harian/Per Kegiatan

PIC: Koordinator Divisi

Template: Form Absensi Digital

Dokumentasi kehadiran relawan dan staff dalam setiap kegiatan, pelatihan, atau rapat koordinasi untuk monitoring partisipasi dan komitmen.

  • Absensi kegiatan rutin
  • Partisipasi program pelatihan
  • Kehadiran rapat koordinasi
  • Aktivitas lapangan dan simulasi

Laporan Aktivitas Relawan

Frekuensi: Mingguan

PIC: Ketua Kelompok Relawan

Template: Form Aktivitas RAR-01

Laporan komprehensif mengenai aktivitas relawan di lapangan meliputi kegiatan pelayanan, bantuan sosial, dan partisipasi dalam program kemasyarakatan.

  • Pelayanan kesehatan masyarakat
  • Distribusi bantuan sosial
  • Kegiatan penyuluhan dan sosialisasi
  • Partisipasi dalam event komunitas

Laporan Program Pelatihan

Frekuensi: Per Program

PIC: Kepala Akademi

Template: Form Evaluasi PEL-02

Evaluasi menyeluruh terhadap pelaksanaan program pelatihan mencakup materi, metode, instruktur, dan tingkat kepuasan peserta.

  • Evaluasi materi dan kurikulum
  • Penilaian kinerja instruktur
  • Feedback dan saran peserta
  • Analisis pencapaian tujuan pembelajaran

Laporan Keuangan Program

Frekuensi: Bulanan

PIC: Bagian Keuangan

Template: Form Keuangan KEU-03

Laporan pertanggungjawaban keuangan untuk setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan dengan rincian pemasukan, pengeluaran, dan saldo.

  • Anggaran dan realisasi program
  • Pembelian aset dan supplies
  • Biaya operasional kegiatan
  • Rekonsiliasi dan audit internal

Template dan Panduan Teknis

Template Laporan

RAR-01: Form Aktivitas Relawan

Template standar untuk pelaporan aktivitas mingguan relawan dengan format Excel yang mencakup jenis kegiatan, lokasi, durasi, dan jumlah penerima manfaat.

Format: Excel (.xlsx)
PEL-02: Form Evaluasi Pelatihan

Formulir evaluasi komprehensif untuk program pelatihan dengan rubrik penilaian, feedback peserta, dan rekomendasi perbaikan.

Format: PDF Form (.pdf)
KEU-03: Form Laporan Keuangan

Template akuntansi sederhana untuk pelaporan keuangan program dengan kategori pemasukan, pengeluaran, dan analisis varian.

Format: Excel (.xlsx)
ABH-04: Form Absensi Harian

Formulir kehadiran digital yang dapat diakses via smartphone untuk pencatatan kehadiran real-time dalam setiap kegiatan.

Format: Google Form

Panduan Teknis

Standard Operating Procedure (SOP) Pelaporan

Panduan langkah demi langkah untuk proses pelaporan mulai dari pengumpulan data, verifikasi, hingga submisi ke sistem terintegrasi PMI.

Manual Penggunaan Sistem Digital

Petunjuk teknis penggunaan platform pelaporan digital PMI termasuk login, upload dokumen, dan tracking status laporan.

Kode Etik Pelaporan

Pedoman etika dalam pelaporan yang menekankan kejujuran, akurasi data, konfidensialitas, dan perlindungan privasi penerima manfaat.

Troubleshooting dan FAQ

Panduan pemecahan masalah umum dalam proses pelaporan dan kumpulan pertanyaan yang sering diajukan beserta jawabannya.

Jadwal dan Deadline Pelaporan

Jenis Laporan Frekuensi Deadline Penerima Laporan Format
Absensi Kegiatan Per Kegiatan H+1 setelah kegiatan Koordinator Divisi Digital Form
Aktivitas Relawan Mingguan Setiap Senin pagi Ketua PMI Cabang Excel + Foto
Evaluasi Pelatihan Per Program H+7 setelah selesai Kepala Akademi PDF Report
Laporan Keuangan Bulanan Tanggal 5 bulan berikutnya Bendahara Umum Excel + Receipt
Progress Program Triwulanan 15 hari setelah akhir triwulan PMI Provinsi Presentation

Dukungan Teknis Pelaporan

Helpdesk IT

Bantuan teknis untuk masalah sistem pelaporan digital

Kontak: [email protected]

WhatsApp: +62 812-3456-7890

Jam Kerja: Senin-Jumat, 08:00-16:00

Koordinator Pelaporan

Konsultasi prosedur dan panduan pelaporan

PIC: Ibu Siti Nurhaliza, S.Sos

Telepon: (0531) 123456 ext. 15

Email: [email protected]

Pelatihan Sistem

Workshop dan pelatihan penggunaan sistem pelaporan

Jadwal: Setiap Kamis, 14:00-16:00

Lokasi: Ruang Komputer PMI Sampit

Pendaftaran: [email protected]